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segunda-feira, 6 de junho de 2011

Conceitos sobre o Processo Organizacional: Funções Direção

Direção
Direção é terceira função do processo organizacional. Está relacionada a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados, isso é feito aplicando os recursos disponíveis.
Significa dizer que esta função interpreta os planos, instrui e orienta aos níveis inferiores da organização rumo ao atingimento dos objetivos traçados no Planejamento, por meio de orientação e apoio.
De forma lúdica, podemos fazer retratar a função Direção como sendo um capitão de um navio no qual possui o objetivo de transportar uma carga de um porto a outro. Dessa forma, o capitão está no leme da embarcação de modo a dirigir o rumo traçado previamente.
O conceito aborda por Chiavenato sobre direção está abordado da seguinte maneira: “função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com os seus subordinados”.
Esse pensamento coloca a Direção (enquanto posição organizacional) como elo entre a alta cúpula da empresa e o “chão de fábrica” (operacional). Esse elo é feito por meio de comunicação adequada, liderança e motivação.
A função Direção é a única das quatro funções do processo organizacional que possui caráter interpessoal, ou seja, defini as relações entre indivíduos. Por isso, constitui-se na mais complexa função administrativa.
Esta função possui sinônimos que podem aparecem em bancas examinadoras, tais como: Coaching, Liderança ou Influenciação.
A direção se distribui por toda a organização, de forma a sofrer modificações quanto na nomenclatura. Esta pode aparecer da seguinte forma:
·         Institucional – Presidentes, Vice-Presidentes, podendo, dependendo da estrutura organizacional, os diretores.
·         Intermediário – Gerência
·         Operacional – Supervisão
Por ser o processo administrativo que conduz e coordena o pessoal, a Direção está preocupada com a execução das tarefas.
Tarefa
Entende-se por tarefa todo trabalho que deve ser concluído dentro de um prazo estipulado e com certo nível de qualidade esperado. Esta associado ao conceito de serviço (exercício das funções obrigatórias de um cargo).
Para que as tarefas e serviços sejam realizados dentro das expectativas da Direção se vale de alguns meios.

Meios de Direção
Modo pelo qual a Direção de organização faz os níveis inferiores atingir os objetivos pré-determinados.
a)      Ordens ou Instrução – Transmissão das decisões aos subordinados. Essa transmissão subdividi-se em:
                                I.            Quanto a amplitude
1) Ordens Gerais
2) Ordens Específicas
II.     Quanto a forma
         1) Orais
         2) Escritas

b)      Motivação – A Direção de uma organização deve estar sempre preocupada com esse aspecto. Pois, como se trata da única função interpessoal, o “motor” do barco são as pessoas. E assim, as pessoas têm motivos para estarem desempenhando suas tarefas e serviços.
Podemos dizer, portanto, que motivo é qualquer coisa que leva a pessoa a praticar uma ação e motivação é proporcionar um motivo a uma pessoa.
Do ponto de vista do Gestor /Administrador, a motivação compreende a criação de condições que proporcionem satisfação pessoal.
c)   Comunicação – Processo de      transmissão de informação ou mensagem. A comunicação constitui o       principal instrumento de falhas                internas e externa das organizações.    Aproximadamente 90% de       erros/problemas nas organizações         estão associados à comunicação. O        processo de comunicação possui os       seguintes itens:
·         Emissor
·         Codificação
·         Transmissão (canais)
·         Receptor
·         Decodificação
·         Feedback
Os ruídos de comunicação são interferências que prejudicam as transmissões, causando erros. Os ruídos exigem que o processo se repita; a isso chamamos de redundância.
As organizações, para viabilizar a comunicação com os mais diferentes públicos, se valem de meios ou veículos orais, escritos, pictográficos, escrito-pictográficos, simbólicos, audiovisuais e telemáticos. É assim que, em síntese, que podemos apresentar os meios disponíveis, com base na classificação de Charles Redfield (1980) e as devidas adaptações.
Os meios orais podem ser divididos em diretos e indiretos. Os diretos são: conversa, diálogo, entrevistas, reuniões, palestras, encontros com o presidente face a face; os indiretos: telefone, intercomunicadores automáticos, rádios, alto-falantes etc.
Os meios escritos dizem respeito a todo material informativo impresso, a saber: instruções e ordens, cartas, circulares, quadro de avisos, volantes, panfletos, boletins, manuais, relatórios, jornais e revistas.
Os meios pictográficos são representados por mapas, diagramas, pinturas, fotografias, desenhos, ideografias, entre outros.
Os meios escrito-pictográficos se valem da palavra escrita e da ilustração. São os cartazes, gráficos, diplomas e filmes com legenda.
Os meios simbólicos são insígnias, bandeiras, luzes, flâmulas, sirenes, sinos e outros sinais que se classificam tanto como visuais quanto auditivos.
Os meios audiovisuais são constituídos principalmente por vídeos institucionais, de treinamentos e outros, telejornais, televisão corporativa, clipes eletrônicos documentários, filmes etc.
Com o avanço das novas tecnologias da comunicação, as organizações modernas também estão se valendo de meios telemáticos, que têm esse nome porque a informação é trabalhada e passada com o uso combinado da informática (computador) e dos meios de telecomunicação. Como exemplos temos a própria intranet, o correio eletrônico, os terminais de computador, os telões, os telefones celulares etc. são meios interativos e virtuais.
Estilos de Direção (Teorias X, Y e Z)
Douglas McGregor desenvolveu teorias que balizaram os estilo de direção baseadas na natureza humana (Behaviours), voltada para a administração dos recursos humanos – Teoria X e Teoria Y.
A Teoria X determina que o Gestor /Administrador tende a dirigir e controlar os subordinados de maneira rígida, pois entende que as pessoas são passivas, indolentes, preguiçosas, desprovidas de iniciativa pessoal.
A desconfiança se faz presente, por isso o Gestor/Administrador passa a centralizar em si (a delegação de autoridade é mínima ou inexistente) porque entende que as pessoas são dependentes e preferem ser dirigidas.
A autocracia é marca indelével dessa Teoria e o controle é coercitivo. Os funcionários deixam de reagir às mudanças e passam a agir sob julgo do Chefe.
A Teoria Y vem coloca-se em posições oposta. Nesta Teoria, o Gestor/Administrador pensa e age de forma a envolver as pessoas: aumento da participação, da liberdade, e da responsabilidade no desempenho das tarefas.
Vê as pessoas aplicadas, pró-ativas, participativas. Delegam, portanto, mais autoridade, o que desperta a criatividade. A democracia se faz presente e o ambiente de trabalho, por seu turno, torna-se suave.
Esse estilo, impulsiona as  pessoas a tomar iniciativa e responsabilidade no desempenho profissional. Porém, se houver a necessidade de intervenção direta de forma a resolver um problema, o Gestor/Administrador não se furta a usar o poder da autoridade que lhe é cabível.
Uma questão nos incomoda ao analisarmos Estilos de Direção diametralmente opostos: Qual o melhor estilo de Direção? Qual o mais vantajoso para as organizações?
À primeira vista tendemos a escolher o Estilo Y, pois como seres-humanos não queremos ser tratados por Gestores/ Administradores de forma rude, autocrática. A escolha por um dos Estilos não significa que a organização despreza o outro. Tendem a se complementarem de forma a atingimento dos objetivos. As situações apresentadas em cada caso específico levam os Gestores/ Administradores a trabalharem um ou outro Estilo.
Entretanto, há uma tendência, no mundo moderno de se usa o Estilo Y, corroborado pelo aumento do nível educacional, acesso à informação e a novas tecnologias.
Por fim, a Teoria Z dá mais um passo à frente ao resgatar HOMEM de um absenteísmo, permitindo-lhe a liberdade de expressão e a participação na vida das organizações.
Outro resgate do HOMEM é feito quando o coloca novamente à frente das máquinas, pois sua posição fora ultrapassada pela tecnologia.
Esta Teoria abrange aspectos relacionados à vontade que o HOMEM possui: estabilidade no emprego, remuneração mais condizente, participação nas decisões e soluções de problemas.
Com esses aspectos, o HOMEM quer: participar, indicar soluções, ser original, ter liberdade, ter estabilidade, melhor qualidade de vida.
A velocidade com que o mundo se renova e a exigência dos colaboradores e clientes fazem com que os Gestores/ Administradores passem a ter mais requisitos na condução de uma organização. Aqui, a presença do Líder é indispensável.

Liderança
Há vários conceitos de Liderança. A Liderança, antes de tudo, é um fenômeno social em grupos sociais. É definida  como uma influência interpessoal, em uma situação, para o atingimento dos objetivos pelos integrantes do grupo. Portanto, para que haja Liderança, necessariamente, precisamos ter interação entre pessoas, com objetivos específicos.
A Liderança funciona de duas forma:
1a – Pode ser uma autoridade delegada, quando o líder é aquele que possui um cargo de liderança, mas não necessariamente lidera e,
2a – Pode ser uma autoridade natural, quando o líder é aquele que consegue influenciar ou direcionar a equipe sem, necessariamente, possuir um cargo de liderança.

Tipos e Estilos de liderança
Os tipos e estilos de liderança são:
Autocrático – aquele que determina as tarefas e quem as executará, como serão elaboradas. Possui caráter autoritário, dominador nos elogios e nas críticas  e não permite seja contrariado. Vale ressaltar que os resultados neste tipo de liderança é quase sempre maiores que os demais. Entretanto, a frustração em caso de insucesso e agressividade também são maiores.
Liberal – total liberdade (laissez-faire) para a tomada de decisão. A escolha das tarefas e sua execução ficam por conta dos colaboradores. Não avalia ou regula o curso das coisas.
Democrático – as diretrizes são debatidas pelo grupo conjuntamente com o líder, o processo de definição de tarefas e sua execução é trabalhado em grupo, podendo sofrer alteração em razão de novas ideias. O líder é participativo no grupo, muitas vezes tendo papel na execução de algumas tarefas específicas.
Situacional - É aquele que assume seu estilo de liderança dependendo mais da situação do que da personalidade. A postura deste líder brota ante as diferentes situações que ele detecta no dia-a-dia. Possui um estilo adequado para cada situação. Isso gera segurança e motivação.
Emergente - Diz respeito aquele que surge e assume o comando por reunir mais qualidades e habilidades para conduzir o grupo aos objetivos diretamente relacionados a uma situação especifica. Por exemplo, num caso extraordinário, onde determinadas ações devem ser traçadas de imediato.
O grupo reage bem, participa, colabora, sabendo que se houver emergência, o líder saberá o que fazer.

Maturidade dos subordinados
Tanto a maturidade dos subordinados, quanto a maturidade do líder requerem a Inteligência Emocional. Esse aspecto não diz respeito a ter autocontrole sobre as emoções (exclusivamente) ou se dar bem com as pessoas, mas entender bem, antes de tudo, a sua própria constituição emocional e das outras pessoas (subordinados e líderes), com vista à realização dos objetivos.
A Inteligência Emocional consiste em capacidades fundamentais que possibilitam a razão e emoção estarem em equilíbrio. Isso permite clareza nas ações acerem executadas. Esse equilíbrio está presente nos seguintes pontos:
·      Autoconsciência
                    I.               Emocional – Capacidade de identificar emoções e seus impactos no desempenho do trabalho e nos relacionamentos.
                    II.            Auto-avaliação
                  III.            Autoconfiança – Forte e positivo.

·           Autogerenciamento
                    I.          Autocontrole
                  II.          Confiança
                III.          Estado-consciente
               IV.          Adaptabilidade
                 V.          Orientação de proezas
               VI.          Iniciativa

·           Consciência Social
               I.              Empatia
             II.              Consciência organizacional (networks)
           III.              Orientação de serviço

·           Habilidade Social
               I.              Visão
             II.              Influência
           III.              Comunicação
           IV.              Mudança Catalizadora


EXERCÍCIOS
01) ANA/2009 O reflexo do exercício da Liderança é o resultado alcançado pelo líder em relação às pessoas que influencia. Para o Líder que ocupa uma posição formal dentro da organização, é um desafio identificar o estilo de liderança que deve aplicar a cada uma das circunstâncias que vivencia no cotidiano. Considerando o contexto de liderança, selecione a opção correta.
a. ( ) Na divisão do trabalho, o líder autocrático determina a tarefa de cada um e cada qual escolhe seu companheiro de trabalho. Na liderança democrática, o grupo decide sobre a divisão de trabalho e sobre o parceiro de cada um.
b. ( ) Na programação dos trabalhos, tanto o líder democrático como o liberal não interferem de nenhuma forma nas decisões do grupo.
c. ( ) As características comportamentais predominantes dos subordinados do líder liberal e do líder democrático são similares quanto à escolha do que fazer e quando fazer.
d. ( ) O volume dos resultados produzidos pelo exercício da liderança autocrática é maior, porém a frustração e agressividade também.
e. ( ) Grupos submetidos às lideranças liberais e democráticas tendem ao individualismo e a ignorar o líder com o passar do tempo.

02) EPPGG/2009 Ao adotar o estilo de liderança da Teoria Y, um gestor de pessoas:
a. ( ) estimula a criação de várias equipes de trabalho, fazendo questão de presidir todas elas.
b. ( ) não se furta a usar o poder da autoridade para resolver um conflito, se necessário.
c. ( ) como principal instrumento motivacional, vale-se de punições ou recompensas salariais.
d. ( ) estimula o desenvolvimento de competências, já que boa parte dos indivíduos não se interessa por novos aprendizados.
e. ( ) ao mesmo tempo que empodera os indivíduos e enriquece suas tarefas, centraliza as decisões.

03) EPPGG/2009 Elemento básico para a interação social e o desenvolvimento das relações humanas, a comunicação desempenha papel fundamental para a efetivação de planos e programas em qualquer ambiente organizacional. Por isso mesmo, é correto afirmar que:
a. ( ) a comunicação deve se prestar à defesa incondicional da organização, sem levar em conta os interesses de seus diversos públicos, internos e externos.
b. ( ) em organizações com fins lucrativos, a comunicação mercadológica deve ser priorizada em detrimento das comunicações institucional e interna.
c. ( ) o planejamento estratégico de comunicação deve considerar a cultura organizacional como um fator determinante dos procedimentos a serem adotados.
d. ( ) a comunicação organizacional deve ser levada a efeito, exclusivamente, por especialistas da área, de preferência lotados em uma assessoria vinculada à alta gerência.
e. ( ) por não disponibilizarem bens e serviços ao mercado, organizações públicas propriamente ditas devem apenas se preocupar com a comunicação interna.

04) FUNAI/2009 A Teoria Y afirma que as organizações podem tirar proveito da imaginação e do intelecto de todos os seus funcionários. Esta teoria originou-se em que fase histórica do pensamento administrativo?
a. ( ) A administração científica
b. ( ) A perspectiva dos recursos humanos
c. ( ) A abordagem das ciências comportamentais
d. ( ) A teoria dos sistemas
e. ( ) A abordagem contingencial


05) TERRACAP/2010 Acerca dos fluxos da comunicação, aquele que flui entre um gestor de um determinado nível para outro de nível inferior ou superior de outra área de atuação é chamado de comunicação
a. ( ) horizontal.
b. ( ) diagonal.
c. ( ) ascendente.
d. ( ) descendente.
e. ( ) vertical.

06) CEB/2010 O fluxo de comunicação entre departamentos de uma organização, com indivíduos do mesmo nível hierárquico, que visam agilizar a coordenação e a solução de problemas é chamado de comunicação:
a. ( ) horizontal.
b. ( ) vertical.
c. ( ) diagonal.
d. ( ) ascendente.
e. ( ) descendente.

07) TERRACAP/2010 Com relação aos estilos de liderança, o líder que centraliza totalmente a autoridade, as decisões e que não dá nenhuma liberdade de escolha aos subordinados é:
a. ( ) consultivo.
b. ( ) democrático.
c. ( ) liberal.
d. ( ) participativo.
e. ( ) autocrático.

08) CEB/2010 Acerca dos estilos de liderança, assinale a alternativa que caracteriza um líder laissez-faire.
a. ( ) Ele determina as providências e as técnicas para a execução das tarefas, cada uma por vez, à medida que se tornam necessárias e de modo imprevisível para o grupo.
b. ( ) Ele é dominador e é “pessoal” nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro.
c. ( ) Ele determina qual a tarefa que cada um deve executar e qual é seu companheiro de trabalho.
d. ( ) Ele permite uma pequena liberdade para as decisões grupais ou individuais, desde que os indivíduos sejam influenciados fortemente por ele.
e. ( ) A divisão das tarefas e a escolha dos companheiros ficam totalmente a cargo do grupo, sem a participação desse líder.

09) CEB/2010 A função administrativa de direção está distribuída em qualquer nível organizacional. Assinale a alternativa que indica o nível administrativo que exerce a função de supervisão.
a. ( ) institucional
b. ( ) alta administração
c. ( ) operacional
d. ( ) estratégico
e. ( ) tático

10) INMETRO/2010 Douglas McGregor defendeu que o estilo de administrar é baseado em suposições dos gestores a respeito da natureza humana e estabeleceu duas teorias nesse sentido, a teoria X e a teoria Y.
a. ( ) De acordo com a teoria Y, que prevaleciam nas práticas industriais modernas, as pessoas não gostam do trabalho e por isso necessitam de coerção, controle e punição para o atendimento dos objetivos organizacionais.
b. ( ) De acordo com a teoria X, as pessoas encaram o trabalho como um componente natural de suas vidas, sendo autocontroladas na busca por objetivos e comprometidas com os mesmos.
c. ( ) De acordo com as teorias X e Y, que prevaleciam nas práticas industriais modernas, as pessoas não gostam do trabalho e por isso necessitam de coerção, controle e punição para o atendimento dos objetivos organizacionais.
d. ( ) De acordo com a teoria X e Y, as pessoas encaram o trabalho como um componente natural de suas vidas, sendo autocontroladas na busca por objetivos e comprometidas com os mesmos.
e. ( ) De acordo com a teoria Y, as pessoas encaram o trabalho como um componente natural de suas vidas, sendo autocontroladas na busca por objetivos e comprometidas com os mesmos.

CESPE

Preocupado com as insatisfações manifestadas no órgão público em que é lotado, relacionadas ao comportamento dos servidores, João, integrante da alta cúpula administrativa do referido órgão, aproveitou a presença de equipe externa de consultoria contratada pela instituição para propor alterações no escopo do projeto de planejamento estratégico, a fim de incluir, na gestão de recursos humanos da instituição, atividades de assessoramento.
Considerando a situação hipotética acima apresentada, julgue os três itens abaixo:

11) Considere que, após o levantamento do perfil dos colaboradores e a análise minuciosa das descrições  de cargos, a equipe de consultoria contratada sugira aos dirigentes do órgão a adoção de um estilo de liderança autocrático. Nessa situação, caso os dirigentes aceitem tal recomendação, nesse órgão, a decisão final deverá permanecer a cargo da diretoria, e, em razão da autogestão, uma das características do estilo de liderança autocrático, as equipes deverão ser as responsáveis pelo desenvolvimento das tarefas.

12) O estilo de liderança situacional — analisado pelos modelos de liderança de Tannebaum e Schimidt, Fiedler e Hersey- Blanchard — caracteriza-se pelo equilíbrio entre a efetividade da execução da tarefa e a satisfação da equipe. 

13) O empowerment, técnica que consiste na transferência de atividades de planejamento, organização e controle, não é capaz de redefinir o papel do chefe de modo a que este se torne um staff da unidade.

14) O estilo de liderança adotado por uma organização influi direta e indiretamente em seus resultados. No caso da liderança orientada para tarefas, a autocracia e o autoritarismo são características marcantes. Já no estilo de liderança voltado para as pessoas, as características são democracia e participação dos funcionários.

15) Considere a seguinte situação hipotética.
Jônatas, enfermeiro chefe de determinado hospital, tem um comportamento caracterizado pela amabilidade usual com que se relaciona com os subordinados e pela demonstração de preocupação com o seu bem-estar e suas necessidades. Nessa situação, é correto afirmar que, com base no perfil de comportamento descrito, Jônatas exerce uma liderança participativa.

Lúcio é agente administrativo do DPF com lotação na unidade do Distrito Federal. No exercício do cargo, Lúcio deve manter contatos com seus pares, com técnicos de nível superior e com autoridades de alto nível hierárquico. Além disso, deve supervisionar trabalhos relacionados às áreas de pessoal, orçamento, organização, métodos e material. Essas atribuições exigem que ele seja competente na comunicação interpessoal. Em face da situação hipotética apresentada acima, julgue os itens seguintes, relativos ao processo de comunicação humana nas relações internas e públicas de trabalho.

16) Lúcio deve levar em conta que os canais de comunicação diferem quanto à capacidade de transmitir informações.

17) Sendo Lúcio, na sua organização, responsável por contatos tanto horizontais quanto verticais, ele deve usar a mesma linguagem em todas as situações.

18) Para enviar a seus superiores informações relativas à publicação de nova legislação pertinente ao trabalho do DPF, Lúcio poderá fazer uso de e-mail, que é um canal de comunicação apropriado para esse fim.

19) Quando Lúcio se comunica com seus pares utilizando terminologia especializada ou linguagem  específica de seu grupo profissional, ele está-se valendo de um jargão.

20) Considere que, ao se comunicar com seus superiores, Lúcio manipule a informação para que ela seja recebida de maneira mais favorável. Nesse caso, Lúcio cria uma barreira à comunicação eficaz.

21) As redes de comunicação interpessoal utilizadas por Lúcio no DPF são caracterizadas como redes informais de comunicação, pois ele conhece as pessoas com as quais se comunica.

22) A adoção de um controle rigoroso por parte de um gerente sobre seus colaboradores, por entender que estes são desmotivados e dependem de uma liderança forte, identifica-se com os pressupostos da teoria X proposta por Douglas McGregor.

23) Na atualidade, inexiste situação que comporte a aplicação da liderança autocrática no âmbito de uma organização, pois essa é uma teoria sem aplicabilidade prática.

24) A veiculação de uma mesma mensagem por canais diferentes, seja interpessoal, seja de massa, estabelece percepções e processamentos diferentes por parte das pessoas que recebem a mensagem.

25) Toda interação entre grupos dentro da organização pode ser considerada um processo de comunicação formal, haja vista que os colaboradores encontram-se no ambiente de trabalho.

26) Nas organizações estruturadas verticalmente, o excesso de subdivisões hierárquicas constitui uma barreira à fluidez da comunicação, retardando as reações da empresa aos estímulos levantados pelo ambiente externo.

27) Não prestar atenção aos silêncios de uma conversa é considerado falha no processo de comunicação, visto que se perde uma parte vital da mensagem.

28) Os canais de comunicação que têm caráter extremamente pessoal, como, por exemplo, conversas face a face, devem ser evitados a fim de se preservar o profissionalismo e a formalidade nos processos de comunicação organizacional.

 GABARITO
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Um comentário:

  1. adorei esse blog! adorei as listas de exercicios e o nível deles!!! parabéns

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